Looking Into the Specific Components of Document Management (Mencari Ke dalam Komponen khusus dari Manajemen Dokumen(

Sejak manajemen dokumen (DM) sebenarnya menggunakan baik program perangkat lunak atau sistem komputer yang lengkap bisa diharapkan bahwa ia akan memiliki beberapa komponen. Fitur-fitur komponen mencapai tujuan sistem tersebut, yang mencakup penyimpanan, pengelolaan dan pelacakan gambar elektronik dan dokumen.
Fitur Utama
Sistem DM memiliki fitur utama sebagai berikut untuk membuatnya benar-benar berguna dalam lingkungan kerja: summarization, perangko dan penjelasan, jejak audit, kembali roll, kontrol versi, dan penguncian dokumen dan keamanan. Tentu saja, ruang lingkup penuh dari komponen sistem manajemen dokumen mencakup fungsi lebih banyak dari fitur kunci dasar. Tetapi perhatikan bahwa ini adalah yang paling penting yang harus hadir dalam setiap sistem yang bersaing di luar sana.
Mencari Ke dalam Komponen yang berbeda
Berikut ini adalah komponen yang berbeda dari sistem manajemen dokumen. Perhatikan bahwa beberapa sistem DM mungkin memiliki lebih banyak komponen sementara yang lain mungkin memiliki lebih sedikit. Jumlah komponen yang digunakan oleh sistem dipengaruhi oleh fungsi aktual dan penerapan sistem masing-masing digunakan. Beberapa sistem DM lebih sederhana karena mereka melayani operasi skala kecil sehingga mereka memiliki lebih sedikit komponen.
Menangkap Komponen
Ini sebenarnya salah satu komponen pertama yang akan digunakan dalam sistem DM yang sudah di tempat dalam lingkungan alur kerja. Menangkap pada dasarnya mengacu pada konversi atau menangkap gambar dari dokumen kertas dan mengkonversi mereka menjadi format digital berguna. Dengan ini kami juga menyimpulkan bahwa gambar tidak hanya disimpan dalam sistem penyimpanan komputer. Gambar juga harus diproses dan diubah menjadi berbagai format yang dapat dibaca mesin.
Metadata Komponen
Data atau gambar yang telah ditangkap dan disimpan dalam sistem komputer biasanya ditandai dengan tanggal ketika mengatakan dokumen elektronik dibuat serta nama dan identitas pengguna yang membuat dokumen. Informasi harus dikumpulkan ke dalam sistem di mana mereka mudah ditemukan. Menambahkan metadata memungkinkan ini dan banyak lagi.
Pengindeksan Komponen
Indexing memungkinkan dokumen elektronik yang akan dilacak oleh sistem. Pada tingkat yang paling mendasar, pengindeksan mengacu pada pelacakan identifikasi unik sebuah file. Pada skala yang lebih tinggi, pengindeksan mencakup mengelompokkan dokumen ke dalam kelas-kelas tertentu dan sesuai dengan metadata dari setiap dokumen elektronik. Tujuan utama dari pengindeksan adalah untuk membuat dokumen dan pencarian informasi yang lebih sistematis dan akhirnya lebih efisien. Hal ini menjadi lebih bermanfaat ketika sejumlah besar informasi dan data telah menumpuk dan disimpan selama bertahun-tahun.
Retrieval Komponen
Setiap sistem manajemen dokumen akan membutuhkan komponen pengambilan. Jelas, dokumen dan informasi lainnya yang disimpan tidak akan berguna bagi manusia jika Anda tidak dapat mengaksesnya. Pengambilan informasi dari database besar dokumen dan informasi akan memerlukan metode pencarian yang lebih efisien yang mungkin melibatkan penggunaan ekspresi Boolean untuk datang dengan pertandingan yang paling mungkin atau set dokumen yang cocok dengan kriteria pencarian seseorang.
Keamanan Komponen
Keamanan dokumen elektronik merupakan perhatian utama dalam pengelolaan data. Tidak ada yang ingin informasi sensitif yang akan indiscreetly tersedia untuk masyarakat umum. Informasi keuangan, catatan kesehatan, dan informasi sensitif lainnya yang dijaga tidak hanya oleh sistem DM tetapi juga oleh hukum.
Ini adalah beberapa komponen biasa dari setiap sistem DM di planet ini. Sistem lain juga termasuk alur kerja, versi, distribusi, kolaborasi, penerbitan, dan komponen reproduksi tetapi yang lain akan membutuhkan lebih sedikit. Semuanya tergantung pada jenis persyaratan sistem manajemen dokumen yang berlaku untuk setiap entitas bisnis yang menggunakan mereka.